Vị Giám Đốc Một Phút là một cuốn sách ngắn của Ken Blanchard và Spencer Johnson. Trọng tâm của cuốn sách là ba kỹ thuật của một nhà quản lý hiệu quả: một phút mục tiêu, một phút khen ngợi và một phút tái định hướng. Mỗi việc trong số này chỉ mất một phút nhưng mang lại lợi ích lâu dài. Ngay sau khi xuất bản, cuốn sách đã trở thành sách bán chạy nhất của Thời báo New York. The One Minute Manager đã bán được 15 triệu bản và được dịch ra 47 thứ tiếng (1).
Đã có nhiều độc giả đọc cuốn “Vị Giám Đốc Một Phút” hoặc được nghe kể về cuốn sách này. Với các nhà quản lý, cuốn sách này có thể coi là “kịch bản vàng” khi giao tiếp nhân viên. Mục tiêu là để làm sao mọi cuộc họp, mọi cuộc hội thoại giữa các đồng nghiệp đều trở nên hiệu quả nhanh gọn nhất.
Nội dung cuốn Vị Giám Đốc Một Phút.
Trong Vị Giám Đốc Một Phút, hai tác giả đã nêu ra thực trạng của nhiều doanh nghiệp với các phong cách lãnh đạo khác nhau. Từ giám đốc chỉ biết “hiệu quả”, tới nhà quản lý “dân chủ”, giám đốc “biết điều”, giám đốc “tình cảm”… mỗi phong cách đều có ưu và nhược điểm riêng. Câu hỏi chính xác là liệu có phương pháp ứng xử nào chung nhất giúp các vị giám đốc chỉ tốn một phút mà xử lý được công việc hiệu quả.
Tại sao gọi chú là giám đốc một phút?
Dễ thôi, bởi vì chú và nhân viên thường chỉ tốn rất ít thời gian mà vẫn đạt được thành quả đáng kể. – Trang 21.
Nội dung về nghệ thuật quản trị được trình bày qua lối kể chuyện đúng chất văn phong của Spencer Johnson. Vị Giám Đốc Một Phút cũng là một câu chuyện đậm chất ngụ ngôn triết lý như Ai Lấy Miếng Pho Mát Của Tôi. Điều Nam Hải thích nhất là cuốn sách rất ngắn. Cách trình bày trực diện vào trọng tâm. Những lời hội thoại trau truốt và liền mạch. Giúp người đọc rất dễ hiểu và rất tiết kiệm thời gian.
Ba kỹ thuật cơ bản nhất của quản trị được hai tác giả dùng văn thoại đối đáp để truyền đạt. Cách kể chuyện này tạo ra môi trường bối cảnh như một cuộc đào tạo một thầy – một trò. Các câu hỏi và câu trả lời giúp người đọc tự nhận thấy vấn đề và giải pháp.
Một phút đặt mục tiêu
Đầu tiên, đó là một phút mục tiêu. Một nhà quản lý cần thống nhất được tầm nhìn của mình với toàn thể hệ thống. Tất cả đều phải nhìn về cùng một hướng. Sức mạnh của doanh nghiệp sẽ phát huy mạnh nhất nếu như từng phần tử của nó đều hoạt động hết công suất.
Chú vừa nói với cháu rồi. Chú không bao giờ quyết định thay cho người khác. Cháu tự quyết định lấy đi.
Trên thực tế, để làm sao biết thế nào là hoàn thành công việc, đâu là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành, mục tiêu cần đạt được với mỗi nhiệm vụ!? Mỗi nhiệm vụ, mỗi dự án đều có tính chất và yêu cầu khác nhau. Bởi vậy, ngay từ đầu cả Sếp cũng phải làm việc cùng nhân viên, “nhiệm vụ” quan trọng của ông ấy là phải đảm bảo rằng bọn tôi biết được những thông tin trên.
Một phút mục tiêu không chỉ là sự thống nhất về đích đến. Nó còn là sự trao quyền của người chịu trách nhiệm chính cho từng nhân viên triển khai dưới quyền. Mỗi thành viên đều được trao cơ hội để quản lý chính mình. Để khi có rắc rối xảy ra. Mỗi thành viên đều phải nỗ lực để giải quyết. Thay vì “raise” hết lên cho các sếp phụ trách.
Có điều, làm thế nào để nhân viên nắm thật rõ mục tiêu công việc của họ? Phải chăng chỉ cần một bản “job description” là đủ? Nếu đó là thắc mắc của bạn thì bạn nên đọc “Vị Giám Đốc Một Phút”.
Về phương pháp đặt mục tiêu và phát triển dự án, có cuốn OKRs – Làm điều quan trọng cũng rất hay. Các giám đốc có thể xem tham khảo.
Một phút để công nhận
Thứ hai, khi công việc hoàn thành. Người quản lý cần phải xác nhận với cấp dưới. Khen thưởng họ nếu cần. Động viên họ nếu họ đã nỗ lực nhưng làm chưa đủ tốt. Nhưng bí kíp là ở chỗ tại sao phải khen thưởng? Khi nào thì khen thưởng? Khen như thế nào? Khi nào thì không cần phải sử dụng những lời động viên như vậy nữa?
Ở cương vị một người quản lý, cháu có ba lựa chọn. Một, tuyển những người giỏi, mà những người như vậy thì khó kiếm và phải trả lương rất cao. Thứ hai, nếu cháu không thể tìm được người giỏi, thì hãy tuyển dụng những người có tiềm năng. Sau đó, cháu đào tạo họ thành người giỏi. Còn nếu cháu không muốn chọn một trong hai cách trên, thì còn một cách thứ ba, đó là cầu nguyện.
Điều quan trọng nhất trong việc huấn luyện một người trở thành người giỏi, đơn giản nhất và tự nhiên nhất là hãy chỉ ra được điều họ đang làm là đúng. Tất nhiên, ban đầu chỉ gần đúng thôi, nhưng dần dần, cháu sẽ hướng họ đến điều mà cháu mong muốn.
Hầu như những người tôi biết đều rất thích sự khích lệ. Nhất là khi họ vừa hoàn thành xong một công việc nào đó. Tự khích lệ bản thân cũng là một điều tuyệt vời. Nó giúp tăng sự tự tin. Nhân viên của sếp cũng cần điều đó. Hãy luôn đánh giá đúng, đủ và kịp thời những đóng góp của họ dành cho công ty.
Một phút tái định hướng
Kỹ thuật thứ ba, khi công việc không được như ý, tái định hướng nhân viên là việc cần làm. Song để chê bai, buông vài lời xỉ vả hay đổ lỗi, đổ trách nhiệm thì quá dễ. Có những việc dù bạn tự bắt tay vào làm còn chẳng kham nổi, tại sao lại trách móc nhân viên!?
Nhà quản lý không được giao quyền để “xé xác” lòng tự trọng và tự tin của cấp dưới, mà phải xây dựng và bồi dưỡng những điều đó. Con người có bản năng tự vệ, bảo vệ danh dự của bản thân cũng là một dạng tự vệ. Khi cái tôi của một người bị tấn công một cách vô lý, họ ngay lập tức tùm cách tự về, thậm chí là cách bóp méo sự thật. Mà như vậy thì đâu còn học hỏi được gì nữa.
Vậy còn cứ khen gợi trước sau đó mới khiến trách hành vi của họ thì sao. Liệu có hiệu quả không? Phương pháp giao tiếp bánh kẹp Sanwich(2) liệu có luôn hợp lý? Chi tiết có trong Vị Giám Đốc Một Phút.
Phương pháp giao tiếp hiệu quả kiến tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.
Điểm đặc sắc nhất của cuốn sách là phương pháp giao tiếp hiệu quả giữa nhà quản lý và nhân viên. Với sự tôn trọng lẫn nhau, các nhà quản lý sẽ hạn chế được sự lạm dụng quyền lực. Mọi nhân viên nhận thấy mình được ghi nhận đóng góp. Môi trường làm việc vì vậy có bầu không khí trong lành, tươi vui và có hiệu quả.
Từ góc nhìn của người lao động, họ luôn cần mọi nhà quản lý bảo vệ quyền lợi của họ; Luôn cùng chung tay với họ khi xảy ra khó khăn, nghịch cảnh; hướng dẫn khi họ không biết nên xử lý như thế nào là đáp ứng được với yêu cầu của công việc. Trên hết, đó là cảm giác công việc của họ có ý nghĩa, có giá trị. Lãnh đạo đã luôn công nhận mọi người và như vậy sẽ luôn được mọi người công nhận.
Cuộc sống và công việc không tách rời. Nghệ thuật sống và nghệ thuật lãnh đạo cũng có nhiều điểm tương đồng. Cách mà chúng ta sống cũng là cách mà chúng ta làm việc. Bất kỳ ai nắm được ba bí kíp trong Vị Giám Đốc Một Phút sẽ tiến gần hơn nữa tới sự thành công bên vững.
Lời bình tặng Vị Giám Đốc Một Phút
“Sau khi đọc xong cuốn ‘The One Minute Manager’, tôi đã tặng cuốn sách này cho người quản lý của tôi và giám đốc công ty, các đồng nghiệp của mình, các vị quản lý cùng cấp, thậm chí cả vợ tôi, và bạn bè thân thiết….Cuốn sách này thưc sự có một ảnh hưởng rất lớn đến tất cả những ai đọc nó. ” – Robert W.Davis, tổng giám đốc tập đoàn Chevron.
—
(1) Tham khảo từ Wikipedia.
(2) Luật Sandwich là một phương pháp phê bình khéo léo trong nghệ thuật giao tiếp. Cấu trúc gồm 3 tầng, nhấn mạnh thứ tự phê bình: Tầng đầu tiên là sự khẳng định, đánh giá cao và sự quan tâm. Tầng thứ hai là những lời đề nghị, phê bình hoặc quan điểm bất đồng. Tầng thứ ba là khuyến khích, hy vọng, tin tưởng và ủng hộ.
Nam Hải
