Người giỏi không phải là người làm tất cả (If you want it done right, you don’t have to di it yourself!) là một cuốn sách rất hay về nghệ thuật ủy quyền, được xuất bản năm 2004 của tiến sĩ tâm lý học Donna M.Genett. Trên tay Nam Hải là bản dịch của First News vào năm 2018.
Kỹ năng ủy quyền của nhà quản lý
Một nhà quản lý hiệu quả sẽ có những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, ngành hàng. Còn để trở thành nhà quản lý thành công thì đều phải có bí quyết riêng. Trong đó kỹ năng ủy quyền là kỹ năng cơ bản.
Xác định rõ ràng nhiệm vụ, đảm bảo nhân viên hoàn toàn hiểu rõ
Nếu bạn đã đọc Vị Giám Đốc 1 Phút, bạn sẽ biết tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu. Làm sao để cho người được ủy quyền biết việc họ cần phải làm.
Thật ra tớ đã yêu cầu cô ấy làm một việc mà cô ấy chưa làm bao giờ. Tớ bảo cô ấy thiết kế một tờ rơi cho chiến dịch quảng cáo sắp tới của công ty vì tới biết cô ấy có năng khiếu thẩm mỹ và nghĩ rằng cô ấy sẽ thích thú khi được tự do sáng tao. Trang 34
Tình huống như trong “người giỏi không phải là người làm tất cả” rất phổ biến. Một nhà quản lý giao một việc cho một người mới, làm lần đầu tiên và không hề nói rõ yêu cầu. Kết quả nhận được đương nhiên Jennifer không làm theo ý của Jones.
Hãy nghĩ ngược lại, nếu bạn là nhân viên ở vị trí như Jennifer, khi được nhà quản lý trực tiếp giao việc. Hãy hỏi thật chi tiết, càng chi tiết càng tốt. Phải đồng hóa được mục tiêu giữa bạn và nhà quản lý. Điều đó sẽ tránh được rất nhiều hiểu lầm về sau.
Luôn chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện ủy quyền
Bất kỳ ở vị trí là nhân viên hay nhà quản lý, trước khi trao đổi công việc đều cần phải chuẩn bị. Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị ngôn từ, chuẩn bị kế hoạch, chuẩn bị kết quả giao tiếp mà khả dĩ nhất có thể đạt được… Không có sự chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Có rất nhiều người không hề chuẩn bị trước khi giao tiếp chứ đừng nói là trao đổi công viêc. Hãy biến sự chuẩn bị trở thành thói quen không thể thiếu, bạn sẽ thấy mọi cuộc giao tiếp của bản thân trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Ticket: Thời gian và địa điểm
Bạn chuẩn bị cần lên máy bay để đi du lịch. Bạn thấy tấm vé sẽ bao gồm những thông tin gì?
Tên hành khách, điểm đi, điểm đến, thời gian đi, thời gian đến, loại phương tiên, đơn vị vận hành, số chỗ ngồi, loại vé….
Yeahh! Việc ủy quyền công việc cho nhân viên cũng cần bằng đó thông tin. Hoặc nghĩ ngược lại, nếu bạn nhận việc từ sếp, bạn cũng nên yêu cầu bằng đó thông tin.
Công việc này ai làm? Bây giờ hiện trạng là gì? Điều bạn cần nhân viên làm là gì? Làm từ khi nào? Tới khi nào phải hoàn thành? Làm ở đâu? Làm với ai? Làm bằng công cụ gì? Mức độ ưu tiên với các công việc khác là gì?
Đây chính là lý do vì sao các phần mềm quản lý doanh nghiệp gọi các nhiệm vụ ủy quyền từ các cấp là ticket.
Ticket hay còn gọi là phiếu yêu cầu hỗ trợ là một phiếu ghi thông tin liên quan đến một vấn đề của khách hàng hoặc yêu cầu dịch vụ hỗ trợ/trợ giúp. Ticket giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi để có thể hỗ trợ nhanh các vấn đề của khách hàng hoặc yêu cầu dịch vụ.
Giám sát công viêc
Hai tuần trước, tớ giao cho Jessica đảm nhận một công việc quan trọng. Đó là nút thắt khó nhất trong dự án hiện tại của bọn tớ. Tớ tin tưởng cô ấy sẽ làm được. Thế nhưng mọi chuyện hóa ra ngược lại. GIờ thì tớ phải tốn thêm hai tuần nữa để làm lại mọi chuyện.
Uớc mơ của mọi chủ sở hữu doanh nghiệp là được rời khỏi doanh nghiệp đó mà không lo lắng gì. Một nhà quản lý luôn muốn giao việc xong không phải giám sát nữa. Tiếc là hiếm khi họ được như vậy.
Trong cuốn khởi nghiệp tinh gọn, đo lường sản phẩm làm một bánh răng rất quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Khi nhà quản lý giao một công việc mà không giám sát thì họ không còn là nhà quản lý nữa. Kiểu “Phủi tay làm chưởng quầy” dễ bị nhân viên ghét lắm lắm.
Tại sao Nam Hải nói vậy, vì nhà quản lý không giám sát công việc, lúc công việc chệch hướng sẽ đổ tội cho nhân viên. Nhân viên lúc đó sẽ lãnh đủ. Quả là rất ấm ức!
Giám sát công việc là công việc của nhà quản lý. Ngược lại, báo cáo lại là một phần công việc của nhân viên. Không báo cáo thì ai biết công việc của bạn làm được tới đâu? Có khó khăn gì? Có chệch hướng không? Ở góc độ nhân viên, báo cáo chính là “Managing Up”, là cách thúc đẩy sếp vào cuộc để họ có thể giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn.
Tổng kết: 1 phút yêu thương.
Chúng ta luôn sẵn sàng đón nhận những điều mới lạ và khó khăn hơn nếu trước đó ta đã đạt được một số thành công nhất định. – Trang 87
Bất kỳ ai cũng thích được tán dương sau khi họ đã vất vả để làm một việc gì đó. Một lời động viên, một lời công nhận giúp cho nhân viên thêm tự tin.
Ngoài ra, việc tổng kết lại còn giúp làm rõ những thứ đã đạt được, chưa đạt được để chuẩn bị cho vòng làm việc tiếp theo.
Ở vị trí của nhân viên, Bạn có thể tự làm việc đó. Hãy tự tán thưởng bản thân khi bạn đã làm tốt. Dù chỉ là một bước nhỏ. Và nhớ rằng, đôi khi sếp của bạn cũng thích một lời khen.
James huýt sáo
Người giỏi không phải là người làm tất cả là một cuốn sách hay. Thực ra mình đọc cuốn này tốn chưa dến 1h. Cuốn này rất thích hợp cho những ai mới tiếp nhận các công việc quản lý.
Mình rất thích cái bảng phân loại về “phân quyền” này. Trong thực tế nó có thể thêm thắt nhiều nữa. Trước đây mình thường không nói rõ những “Quyền” đi kèm với công việc cho đối tác. Thật là thiếu sót. Thiếu một lời, mất một niềm vui. Không sao, giờ mình cũng học được rồi.
Nam Hải bây giờ cũng huýt sao với James.
Thanh minh cho phương pháp quản lý theo kiểu giao khoán
Quản lý theo kiểu giao khoán tồn tại và chiếm một phần lớn số lượng các nhà quản lý. Với những nhà quản lý trẻ, còn thiếu kinh nghiệm. Hoặc với những vị trí quản lý mới được giao cho các nhà chuyên môn..… họ là những quản lý có ít non tay do vậy họ dùng phương pháp này.
Trường hợp khác, nhà quản lý cố tình giảm lược chi phí quản lý vì mục đích tồn tại của công ty đó không cần phải thế. Ví dụ như ở các công ty mà vị trí quản lý lại được giao cho người đại diện sở hữu tài sản. Nhà quản lý ở đó chỉ để đại diện cổ phần, họ còn không có nhu cầu tắc động tới công ty.
Ngoài ra, có nhiều hoàn cảnh để hình thành nên nhà quản lý theo kiểu giao khoán. Song với nhiều doanh nghiệp khác, thì phương pháp quản lý này không hiệu quả. Khi đó những nhà quản lý theo phong cách giao khoán sẽ chỉ mang lại nhiều niềm đau, nỗi buồn và các câu chuyện drama văn phòng.
Nam Hải mong rằng, trước khi quý vị phê phán một nhà quản lý cần phải đặt mình vào vị trí của họ. Hãy cố gắng tìm hiểu mục đích mà vị trí của họ tồn tại. Bạn sẽ nhận ra rằng, chủ doanh nghiệp thường dùng các nhà quản lý một cách thực dụng, ít khi dùng một nhà quản lý hoàn hảo.
Về tiến sĩ tâm lý học Donna M.Genett
Vì bản thân cũng là một nhà quản lý, tôi hiểu mình nên viết một quyển sách thật ngắn gọn và súc tích, sao cho ngay khi đọc xong là độc giả có thể ứng dụng ngay những gì đã đọc vào thực tế để tạo nên những thay đổi tích cực trong công việc của họ. Đó phải là một quyển sách thật đơn giản, thực tế và có thể làm thay đổi cuộc sống của người đọc.
Tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett là một chuyên gia tư vấn về vấn đề phát triển tổ chức, đồng thời còn là chủ tịch của công ty GenCorp Consulting – một công ty tư vấn hoạt động trên toàn nước Mỹ.
Trong quá trình công tác, bà tập trung nghiên cứu những phương pháp giúp cải thiện hiệu quả làm việc, tăng năng suất và khả năng sinh lợi của một tổ chức. Những lĩnh vực chuyên môn của bà bao gồm huấn luyện quản lý cho cấp điều hành; tăng cường hiệu quả hoạt động của nhóm; sắp xếp và tổ chức cơ cấu hoạt động, cải tiến quy trình làm việc; hoạch định chiến lược và tiến trình hoạt động; đào tạo và phát triển con người.
Những buổi nói chuyện, hội thảo sinh động của tiến sĩ Genett về nghệ thuật lãnh đạo, ủy thác công việc, quản lý hiệu quả và xây dựng đội ngũ làm việc vừa thú vị vừa mang lại hiệu quả cao. Khách hàng của bà bao gồm những công ty có tên tuổi đáng chú ý như: Weyerhaeuser, Nextel, Bemis Manufacturing, MITRE Corporation, WesCorp, HCC Surety, United Way, và Seattle’s Best Coffee.
Những lời đề tặng cho cuôn Người giỏi không phải là người làm tất cả.
“Quản lý theo kiểu giao khoán là phong cách phổ biến nhất hiện nay. Người quản lý thực hiện giao việc và chỉ can thiệp khi nhân viên có sai sót. Họ luôn quan tâm tới đến kết quả công việc, và chỉ biết la lối ầm ĩ khi nhân viên làm sai. Họ thường để mặc nhân viên với mớ công việc ngổn ngang và không có môt sự hướng dẫn. Nếu bạn đã đọc và áp dụng những điều mà Donna Genett đã viết về nghệ thuật ủy quền, chắc chắn những lần xuất hiện ngắn gủi vô ích đó của người quản lý sẽ không còn cần thiết nữa.” – Ken Blanchard, đồng tắc giả cuốn Vị Giám Đốc Một Phút.
“Để thành công trong công việc, bạn có thể chọn cách làm việc chăm chỉ, nhưng bạn cũng có thể chọn một cách làm việc khác thông minh hơn. Đó là thực hiện sáu bước ủy quyền đơn giản nhưng rất hiệu quả của Donna Genett.” – Gary Milgard. Tổng giám đốc Mil Gard Manufacturing
“Biết cách ủy quyền chính là kỹ năng cơ bản nhất của một người quản lý hiệu quả bởi nó không những giúp người ủy quyền thực hiện tốt công việc quản lý mà còn giúp người ủy quyền tự tin hơn trong công việc.” – Brian Tracy, Tác giả cuốn 100 quy luật bất biến để thành công trong kinh doanh.
“Tôi chỉ mất vài giờ để đọc quyển sách này, nhưng những gì tôi học hỏi được từ nó có giá trị gấp bội phần thời gian tôi đã bỏ ra” – Tiến sĩ Richart Hartman, Giám đốc phát triển sản phẩm International Paper Company
“Những cách thức ủy quyền mà Genett đưa ra thật đơn giản nhưng lại có sức mạnh tạo ra tinh thần làm chủ trong công việc – một trong những cách tốt nhất giúp tăng hiệu quả công việc và tạo dựng sự tận tâm trong công việc của nhân viên.” – Tiến sĩ Donald O.Clifton, chủ tịch trung tâm giáo dục và nghiên cứu quốc tế Gallup, đồng tác giả cuốn Hãy khám phá sức mạnh của bạn.
Nam Hải
